Consultoria e automação de processos (Recursos Humanos, Financeiro, Comercial e Desenvolvimento)
Uma empresa de tecnologia fornecedora de mão de obra especializada para o desenvolvimento de software e alocação de mão de obra, buscava melhorar os processos internos (Administrativos e Produção) para corrigir situações de trabalho manual que impactavam diretamente na qualidade de suas entregas, gerando bastante retrabalho e insatisfação dos colaboradores.
Através de uma consultoria especializada foram levantadas problemáticas como baixa eficiência, falhas na comunicação, perda de propriedade intelectual e dificuldade na escalabilidade.
O mapeamento e automação de processos desempenha um papel crucial na eficiência e sucesso de uma organização. Foi constatada a necessidade de uma abordagem sistemática que envolve a identificação, documentação e análise dos diferentes processos envolvidos no desenvolvimento de software bem como suas áreas de apoio, desde a concepção até a entrega do produto final.
Desafio
Mapear e desenhar e automatizar os processos da empresa (Recursos Humanos, Financeiro, Comercial e Desenvolvimento ) com a criação de fluxogramas utilizando técnicas de BMPN para desenvolvimento de ferramenta para eliminar o trabalho manual, através de integrações com sistemas de apoio que interligam com os processos da organização.
Solução
Identificação de gargalos: O mapeamento de Macroprocessos, processos e Subprocessos através de Mapeamento Utilizando ferramentas de BPMn (Business Process Model and Notation), permitindo visualizar o fluxo de trabalho completo (AS-IS/TO-BE), contemplando a entrada e saída de cada processo. A consultoria se dar Através de entrevistas com os colaboradores e acompanhamento de demandas internas para identificação dos pontos problemáticos e gargalos que causam atrasos e impactavam a qualidade das entregas. Com essa visibilidade, a equipe tinha a possibilidade de tomar medidas para otimizar esses processos e melhorar a eficiência da organização.
Para automatizar os processos foi desenvolvida uma plataforma 100% digital e totalmente integrada com os principais sistemas de apoio aos processos de negócios. A solução apresentada pela companhia de soluções de TI e transformação digital contemplava os seguintes módulos:
Recursos Humanos – Mapeamento e automação de todo o processo de Recrutamento e seleção de forma ter visibilidade total do status dos candidatos e de todas as interações (e-mails, arquivos enviados e recebidos, comentários e Processo seletivo) sem alternar entre diferentes ferramentas e perder informações importantes, agilizando o processo de contratação para o atendimento de forma mais ágil aos contrato de alocação de mão de obra.
Gestão Financeira: Mapeamento e automação de todo o processo de gestão financeira e faturamento, com uma ferramenta responsável por reunir todas as informações sobre a movimentação de capital dos contratos da empresa. tornando um processo mais célere e mais assertivo. a automação do processo contemplava as principais funcionalidades. Registro de valores a receber, Notificação sobre contas a pagar, evitando multas e juros, Maior facilidade para o planejamento financeiro, contribuindo para a tomada de decisão mais estratégica, Organização de informações estratégicas em um único local, facilitando a gestão e ampliando a assertividade dos dados coletados, Acesso a informações mais exatas e acessíveis, Organização de despesas e redução de gastos desnecessários, Maior previsibilidade receitas, Auxílio no controle de estoque, Acesso a relatórios de desempenho da empresa, Controle indicadores como ticket médio e ROI.
Desenvolvimento – Uma fábrica de software lida com uma variedade de projetos e requisitos. Através dos mapas SIPOC, criação do roadmap e fluxograma das atividades internas facilitamos a padronização dos métodos e práticas utilizados em todos os projetos. Com isso promovemos a consistência na execução das tarefas, gestão da documentação dos projetos, reduzindo erros e facilitando rastreabilidade e a colaboração e comunicação entre os membros da equipe.
Gestão Comercial – Automação do processo do setor comercial, contemplando a integração com os principais canais licitatórios, de forma que fosse possível analisar as oportunidades de mercado e prospectar novos potenciais clientes, solicitação de análises de viabilidade técnicas e pessoais para elaboração de orçamentos, gestão de contratos fechados e vida útil geridos através de indicadores.
Resultados
Os resultados com a automação dos processos da empresa foram perceptíveis considerando o impacto de eficiência operacional para usuários e clientes trazendo maior agilidade e prontidão de informação:
- Trouxe uma nova forma de trabalho baseada em agilidade para os integrantes do time;
- Redução de trabalho manual em 60% por conta da aplicação de melhorias nos processos bem como a coleta de informações mais assertivas;
- Maior agilidade na participação de licitações e prospecção de novos negócios bem como envolvimento de setores para elaboração de propostas técnicas e comerciais;
- Maior celeridade nos processos de contratação de profissionais para projetos de alocação de mão de obra;
- Manutenção do conhecimento intelectual e organizacional da empresa;
- Melhor controle de documentos e rastreabilidade dos projetos, bem como celeridade para liberação de documentação solicitadas pelos clientes.
